V pátek v osm večer sedí trenér v šatně, na kolenou notebook a v ruce papír se soupiskou. Za šest týdnů se hraje halový turnaj pro sedm týmů, přihlášky jsou zavřené, tělocvična zamluvená, rozhodčí domluvení. Zbývá jediná položka, kterou nikdo nechtěl vzít: ocenění. „To se přece objedná za pět minut,“ zaznělo na schůzi v červnu. Za pět minut se objedná zboží ze skladu. Cokoli, na čem má být logo klubu, jméno turnaje nebo letopočet, se za pět minut neobjedná nikdy.
Podzim je na tohle nejhorší období v roce. Rozjíždějí se okresní soutěže, začíná halová sezóna, na listopad a prosinec se plánují vánoční turnaje a kluby se v jednu chvíli seběhnou u stejných dodavatelů. Podle dat z Marketing Mineru je právě říjen měsícem, kdy Češi hledají sportovní poháry nejčastěji v celém roce, zhruba o třetinu víc než v srpnu. Kdo objednává v říjnu, stojí ve stejné frontě jako všichni ostatní.
Katalog průšvihů, které se opakují každou sezónu
Nejde o katastrofy. Jde o drobnosti, které se sečtou a v sobotu ráno z nich je problém.
Poslední místo v tabulce dostane pohár, první nic. Klasika u turnajů, kde se dokupuje na poslední chvíli. Původní objednávka počítala se šesti týmy, přihlásil se sedmý, dokoupí se jeden pohár navíc a je z jiné výrobní série. Rozdíl v odstínu zlaté je na fotce z vyhlášení vidět okamžitě.
Medaile je menší, než si všichni představovali. Průměry se pohybují zhruba od 3,2 do 9 centimetrů a v e-shopu vypadá pětka i sedmička stejně, protože obě fotky mají v katalogu stejnou velikost. Přiložte si k monitoru pravítko. Pro děti do deseti let se osvědčuje spíš větší a lehčí kus, protože pro ně je medaile hlavně předmět na focení.
Ke stuze nikdo nepřipočítal šířku. Stuhy se běžně dělají v šířkách kolem 2,2 centimetru, ale i v jednom centimetru a v tenkých šňůrkových variantách kolem 3 milimetrů. Objednáte medaili s velkým očkem a k ní úzkou šňůrku a vypadá to jako nedopatření.
Logo v JPG z Facebooku. Nejčastější důvod, proč se zakázka zdrží. Pro laserové a mechanické gravírování se vyžadují loga a písma v křivkách, tedy soubory .cdr, .pdf, .ai nebo .eps. Pro tisk pak podklady v rozlišení 300 dpi v barevném prostoru CMYK. Logo stažené z webu klubu tyhle podmínky nesplňuje skoro nikdy.
Nikdo neotevřel korekturu. Slušný dodavatel pošle před výrobou náhled. Když ho pokladník klubu nechá tři dny ležet v e-mailu, posunul termín o tři dny on, ne výrobce. A když ho odklikne bez čtení, vyrobí se přesně to, co v něm bylo, i s překlepem v názvu turnaje.
Barva klubu se nepovede přesně. Digitální tiskové stroje pracují v CMYK a přesné odstíny vzorníku Pantone na nich nedosáhnete. Pokud má klub v grafickém manuálu konkrétní odstín, počítejte s odchylkou a řekněte si o vzorek předem.
Kde se v rozpočtu ztrácejí peníze
Cena za kus je jen část účtu. Tohle jsou položky, na které se v e-shopu nekliká, ale ve faktuře se objeví.
| Položka | Na co si dát pozor |
|---|---|
| Grafické práce | Když nedodáte použitelná data, grafika se účtuje. U jednoho z tuzemských výrobců je sazba 550 Kč za hodinu včetně DPH, účtovaná po započatých čtvrthodinách, tedy 137,50 Kč za každou započatou čtvrthodinu. |
| Malý náklad s potiskem | U menších sérií, řádově do 20 kusů, se grafika většinou účtuje vždy, protože příprava trvá stejně dlouho jako u stovky kusů. |
| Úpravy proti standardu | Výměna podstavce nebo jiná kombinace figurky bývá zpoplatněná zvlášť, běžně kolem 50 Kč za kus plus rozdíl v ceně použitých dílů. |
| Doprava | Hranice dopravy zdarma se u dodavatelů ocenění pohybuje kolem 10 000 Kč s DPH. Pod ní se vyplatí sloučit objednávku s jiným oddílem. |
| Vratky | U zboží vyrobeného na míru, tedy s gravírováním nebo potiskem, se zákonné právo na odstoupení do 14 dnů neuplatní. Ověřte si to v obchodních podmínkách konkrétního prodejce dřív, než odešlete objednávku. |
Nejlevnější kovové medaile s potiskem se dají pořídit zhruba od 40 Kč za kus, takže u turnaje se sedmi týmy a třemi stupni vítězů nejde o velké peníze. Velké peníze začínají tam, kde se dvakrát platí spěch: expresní výroba a expresní doprava.
Časový plán, který funguje
Šest týdnů před akcí je pohodlné. Tři týdny jsou reálné. Deset dní znamená, že si vyberete z toho, co je skladem, a vzdáte se gravírování.
- Šest týdnů předem si udělejte soupis: kolik stupňů vítězů, kolik individuálních cen, jestli bude cena pro nejlepšího střelce a jestli chcete ocenit i pořadatele.
- Pět týdnů předem sežeňte logo v křivkách. Ne od trenéra, ale od toho, kdo klubu dělal dresy nebo web.
- Čtyři týdny předem objednejte. Než začnete vybírat konkrétní kusy, projděte si nabídku sportovních pohárů a medailí pro turnaje a porovnejte průměry, výšky a možnosti gravírování vedle sebe, ne po jednom v deseti záložkách.
- Do tří dnů po objednávce odklikněte korekturu. S přečtením, ne poslepu.
- Týden předem zboží rozbalte a přepočítejte. Ne v pátek večer, ale s časem na reklamaci.
Než někam kliknete, odpovězte si na pět otázek:
- Kolik ocenění doopravdy potřebujete, včetně rezervy pro tým, který se přihlásí na poslední chvíli?
- Má ocenění vydržet roky ve vitríně, nebo jde o jednorázovou akci pro děti?
- Máte logo v křivkách, nebo se počítá s tím, že ho někdo překreslí a zaplatíte to?
- Kdo v klubu odklikne korekturu a co se stane, když bude ten víkend na horách?
- Vejdete se nad hranici dopravy zdarma, nebo má smysl objednávat společně s jiným oddílem?
Co si ověřit u dodavatele předem
Ptejte se na termín výroby při gravírování, ne na termín odeslání skladového zboží. To jsou dvě různá čísla. Zeptejte se, jestli dodavatel drží stejné série po celou sezónu, protože právě o to jde u putovních a navazujících turnajů. A zjistěte, jestli má kamennou prodejnu, kam si můžete zajet sáhnout na vzorek. Ve chvíli, kdy rozhodujete mezi pětkou a sedmičkou, je patnáct minut u pultu užitečnějších než dvě hodiny listování v katalogu.
A poslední věc, kterou vám žádný e-shop neřekne: objednejte o dva kusy víc, než potřebujete. Vždycky se najde někdo, kdo si medaili nechá v šatně.